Connaître son stock à distance et éviter les ruptures

Vous êtes sur un marché de créateurs. Une cliente aime vos bougies, mais le parfum qu’elle cherche n’est plus sur votre stand. Il en reste peut-être à l’atelier… Sans information à portée de main, difficile de lui répondre avant de rentrer.

Avec MyMokka, vous pouvez consulter vos stocks depuis votre téléphone ou votre ordinateur connecté à Internet, sans être physiquement à l’atelier. Matières premières et produits finis restent accessibles pour répondre à une demande, préparer une fabrication ou vérifier un achat.

Pour que cette liberté soit utile, les quantités enregistrées doivent suivre la réalité. Quelques vérifications ciblées permettent de garder un stock plus fiable, sans attendre de recompter tout l’atelier.

Les situations et les quantités présentées dans cet article sont des exemples fictifs.

Retrouver son stock même loin de l’atelier

Quand on fabrique et vend ses créations, les décisions se prennent aussi entre deux rendez-vous, chez un fournisseur ou depuis la maison.

Une créatrice de bijoux reçoit une demande pour huit bracelets alors qu’elle est en déplacement. En consultant MyMokka, elle retrouve le stock enregistré du modèle concerné. Elle peut le rapprocher de ses commandes en cours avant de confirmer ce qu’elle peut proposer et ce qu’il faudra fabriquer.

Une couturière prépare un achat de mercerie. Elle hésite à reprendre des fermetures éclair écrues. Son stock à jour lui indique qu’elle en possède encore 24. Elle peut comparer cette quantité aux besoins de ses prochaines séries avant de compléter son panier.

Une céramiste organise sa semaine depuis chez elle. Elle consulte ses pièces terminées et ses commandes pour préparer les prochaines fabrications. Elle garde à part le temps de séchage et de cuisson nécessaire à leur réalisation.

Vous n’avez pas besoin de retourner ouvrir une boîte ou de recompter une étagère pour chaque décision. Vous disposez d’un suivi commun, accessible à distance, que vous entretenez au fil de l’activité.

Comprendre pourquoi les quantités peuvent se décaler

Le stock affiché correspond aux opérations enregistrées. Un essai de parfum, quelques perles perdues, une tasse cassée ou une vente oubliée peuvent créer un écart avec ce qui reste réellement.

Imaginez un atelier de bijoux dont le suivi indique 40 fermoirs. Un comptage n’en retrouve que 32. Pour une série de 35 bracelets utilisant chacun un fermoir, il en manque donc trois. Repérer cet écart avant de commencer permet de prévoir le complément ou d’adapter la série.

L’écart peut aussi aller dans l’autre sens. Vous retrouvez un sachet de mèches rangé dans une autre boîte : votre stock réel est supérieur à celui affiché. Le corriger peut vous éviter un achat en double.

Un inventaire aide ainsi à prévenir les interruptions de fabrication, les achats urgents et les engagements pris sur une quantité qui n’est plus disponible.

Vérifier quelques références avec l’inventaire express

Vous pouvez contrôler une partie de votre stock sans lancer un inventaire complet. Dans MyMokka, le bloc « Suivi d’inventaire », sur le tableau de bord, donne accès au bouton « Faire un inventaire express ».

Deux onglets vous aident à choisir les références à vérifier :

• Matières premières : les suggestions privilégient celles qui apparaissent le plus souvent dans vos fabrications enregistrées.
• Produits finis : les suggestions privilégient les produits actifs les plus vendus en nombre d’unités.

Ces suggestions s’appuient sur les 30 derniers jours terminés et s’affichent par groupes de cinq. Vous choisissez les références que vous souhaitez contrôler, puis saisissez leur stock compté dans l’unité indiquée.

Prenons un atelier de bougies. Vous décidez de vérifier une cire utilisée régulièrement, vos mèches et une bougie souvent vendue. Votre comptage donne :

• Cire de soja : 4,4 kg comptés pour 5 kg affichés, soit 0,6 kg de moins.
• Mèches en coton : 60 pièces comptées et affichées, aucun écart.
• Bougie Ambre : 10 unités comptées pour 12 affichées, soit deux de moins.

Dans l’inventaire express, saisissez les quantités réellement comptées. Interface MyMokka illustrée avec des données fictives.

Le bouton « Revoir les écarts » permet de comparer les quantités avant de confirmer. Vérifiez les nombres et les unités, puis confirmez les mouvements proposés. Le bilan distingue les mouvements enregistrés et les références vérifiées sans écart.

Trois références contrôlées, deux écarts : les mèches sont vérifiées sans mouvement de stock. Démonstration avec des données fictives.

Vous repartez avec une information corrigée pour ces références. Lors de votre prochaine consultation à distance, vous pourrez vous appuyer sur ces quantités, puis sur les mouvements enregistrés depuis le contrôle.

Choisir librement les références avec l’inventaire classique

Une nouvelle matière n’a pas encore servi en fabrication ? Vous souhaitez vérifier une création qui s’est peu vendue récemment ? Elle peut ne pas apparaître dans les suggestions express.

Le bouton « Faire un inventaire » ouvre le mode classique. Vous pouvez rechercher une référence, filtrer les produits ou les matières, sélectionner les éléments à contrôler et saisir le stock constaté. L’écart avec la quantité théorique apparaît avant la validation.

Ce parcours permet, par exemple, à une savonnière de vérifier ses emballages avant de préparer des coffrets, même s’ils n’ont pas été utilisés récemment. Il convient aussi à un contrôle plus large de l’atelier.

Garder une information fiable entre deux comptages

Le comptage se fait au contact du stock physique. Son bénéfice continue ensuite à distance : les quantités corrigées sont disponibles dans MyMokka lorsque vous devez prendre une décision ailleurs.

Pour conserver cette fiabilité, enregistrez régulièrement vos ventes, fabrications et réceptions. Lorsqu’un écart apparaît, recherchez aussi son origine : une vente manquante doit être enregistrée comme telle pour conserver un historique cohérent ; une simple correction de quantité ne remplace pas ce suivi.

Vous pouvez adopter une routine adaptée à votre activité : vérifier quelques produits au retour d’un marché, contrôler les composants indispensables avant une série importante ou compter une matière lorsqu’une quantité vous semble douteuse.

Le bloc « Suivi d’inventaire » indique le nombre de références vérifiées au cours des 30 derniers jours ainsi que le dernier inventaire terminé, complet ou partiel. Il vous aide à voir ce qui a été contrôlé récemment. Les autres références pourront faire l’objet d’une prochaine vérification.

Pour compléter cette routine, retrouvez nos cinq réflexes pour mieux gérer votre stock.

Anticiper les manques depuis un stock à jour

Un stock fiable rend les alertes et la préparation des commandes plus utiles. Si votre suivi surestime une matière, vous risquez de découvrir son manque trop tard. Une quantité corrigée vous donne une meilleure base pour décider quand recommander, en tenant compte des besoins à venir et du délai fournisseur.

Vous pouvez alors répondre plus sereinement à un client, préparer votre prochaine série ou vérifier votre liste d’achats, sans être présent physiquement dans l’atelier.

Commencez par quelques matières ou créations que vous utilisez et vendez régulièrement. Vérifiez-les, enregistrez les écarts, puis gardez leurs mouvements à jour. Votre prochain coup d’œil à distance sera d’autant plus utile.

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